Wiele organizacji już wie, że zarządzanie danymi jest niezwykle istotne dla ich działalności. Przygotowanie i uruchomienie programu Data Governance to jednak ogromne wyzwanie – wymaga wiedzy, czasu i środków finansowych. Jak go zaprojektować, żeby osiągnąć sukces? O najlepszych praktykach w tworzeniu fundamentów do wdrożenia Data Governance, najważniejszych krokach, które trzeba przedsięwziąć, oraz o tym, czego uczy doświadczenie, opowiadał podczas spotkania online „Fundamenty udanego wdrożenia Data Governance” światowej klasy ekspert, George Firican, założyciel LightsOnData Consulting & Training.

Każdego dnia pracownicy w wielu organizacjach zadają sobie podobne pytania: Gdzie znajdują się dane potrzebne do wykonania moich obowiązków? Co tak naprawdę oznaczają dane, którymi dysponuję? Co mogę z nimi zrobić i skąd one w ogóle się wzięły? Czy te dane są wiarygodne? Menedżerowie mogą z kolei pytać: Dlaczego mam kilka raportów z różnymi wynikami, pomimo że wydają się one oparte na tych samych danych? Dlaczego nie istnieje pojedynczy obraz naszych klientów? W jaki sposób możemy obniżyć koszty czy podnieść wskaźnik satysfakcji klientów?

„Jeśli w organizacji pojawiają się takie pytania, to oznacza, że właśnie brakuje zarządzanie danymi. Data Governance to dyscyplina, która obejmuje wszystkie praktyki związane z zarządzaniem danymi, w tym: fundamenty, strategię i strukturę niezbędne do zapewnienia tego, że dane są zarządzane jako zasób i wykorzystywane jako źródło wartościowych informacji. Data Governance jest centralnym elementem dla wszystkich obszarów zarządzania danymi: bezpieczeństwa, master data, jakości, business intelligence i innych. Data Governance jest spoiwem, które łączy te wszystkie praktyki” – mówił George Firican, Principal, LightsOnData Consulting & Training.

Tradycyjnie uznawało się, że organizacje posiadają dwa kluczowe zasoby: ludzkie i finansowe. Pierwszym zarządza dział kadr, a drugim dział finansowy. Data Governance otwiera możliwość uznania danych za kluczowy zasób organizacji. Oczywiście, nie jest to proste. Każdy, kto chce uruchomić program Data Governance w swojej organizacji, staje przed potężnym wyzwaniem: ma przed sobą całkowity chaos i nie wie, od czego zacząć. Wydaje się, że to zadanie nas przerasta. Przychodzi do głowy myśl, że może lepiej nic nie zmieniać. Nie jest idealnie, ale jednak jakoś to wszystko działa. 

Data Governance to dyscyplina, która obejmuje wszystkie praktyki związane z zarządzaniem danymi, w tym: fundamenty, strategię i strukturę niezbędne do zapewnienia tego, że dane są zarządzane jako zasób iwykorzystywane jako źródło wartościowych informacji.

„Nie ma się co oszukiwać. Realizacja programu Data Governance to skomplikowane, trudne i obarczone ryzykiem przedsięwzięcie. Mając jednak dobry plan, nie trzeba się tym przejmować, ponieważ w ciągu roku jesteśmy w stanie zbudować solidny program Data Governance” – przekonywał George Firican. 

George Firican, Principal, LightsOnData Consulting & Training

Jego zdaniem, sukces opiera się na trzech filarach:

1. Właściwa ocena własnego środowiska

Choć może wydawać się to proste, wiele organizacji właśnie na tym etapie popełnia błąd, który zaważy na ostatecznym efekcie. Kluczowe pytania, jakie należy sobie zadać, brzmią: Co sprawia, że w ogóle zamierzamy uruchomić program Data Governance? W jaki sposób chcemy wspierać cele biznesowe naszej organizacji przy wykorzystaniu danych? Nie jest dobrym pomysłem uruchamianie programu dlatego, że inni to robią. Zdarzają się, niestety, przypadki, że firmy podejmują wysiłek związany z uruchomieniem programu bez zastanowienia nad tym.

Dobrym powodem może być chęć uruchomienia programu business intelligence albo sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Czasem może to być chęć zwiększenia efektywności organizacji, podniesienie zadowolenia klientów. Inny dobry powód to konieczność dostosowania się do regulacji prawnych – a dzisiaj dotyczy to właściwie wszystkich organizacji w każdej branży. Wreszcie kolejną przesłanką bywa chęć podniesienia jakości danych. Można dyskutować, czy jakość to cel czy środek do celu, jednak niezależnie od tego z pewnością jest dobrym powodem do uruchomienia programu Data Governance.

Ważny jest także namysł nad problemami, z jakimi organizacja boryka się w kontekście danych. Czy głównym wyzwaniem jest pozyskiwanie danych, utrzymanie ich czy może udostępnianie i współdzielenie? Nie mogą przy tym być to tylko abstrakcyjne problemy. Trzeba zastanowić się, kto w organizacji ma te problemy. Ludzie są ważnym czynnikiem całej układanki – zaczynając od sponsorów programu, przez najbardziej zaangażowanych w zarządzanie danymi specjalistów, aż po szeregowych użytkowników danych w poszczególnych jednostkach biznesowych.

Kluczowe pytania, jakie należy sobie zadać, brzmią: co sprawia, że w ogóle chcemy uruchomić program Data Governance? W jaki sposób zamierzamy wspierać cele biznesowe naszej organizacji przy wykorzystaniu danych?

2. Zbudowanie solidnych fundamentów

Jeśli dobrze się przygotowaliśmy – zastanowiliśmy się nad powodami uruchomienia programu, głównymi problemami do pokonania, a także uwzględniliśmy w tych rozważaniach wszystkich w organizacji – to możemy rozpocząć budowę programu. Podobnie jak w przypadku wszystkich konstrukcji kluczowe znaczenie mają fundamenty.

Ważnym elementem jest dokument określający bardziej szczegółowo w stosunku do działań na poprzednim etapie zakres programu – jego cele, korzyści, założenia, zależności, ryzyka i kluczowe czynniki sukcesu, a także to, jakie działania zostaną podjęte w ciągu najbliższego roku i jakich efektów się po nich spodziewamy.

Kolejnym kluczowym czynnikiem jest komitet czy rada programu, która będzie skupiać menedżerów zaangażowanych w zarządzanie danymi w organizacji. W zależności od wielkości organizacji grupa powinna liczyć od kilku do kilkunastu osób. Najlepiej, gdyby ostatecznie ich liczba była nieparzysta, co ułatwia rozstrzyganie głosowań. Kto powinien wchodzić w jej skład? Oczywiście wspomniani wcześniej sponsorzy programu, wysokiej klasy, doświadczony specjalista od Data Governance, który będzie sprawował funkcje przewodniczącego rady, last but not least kluczowi „udziałowcy”, czyli menedżerowie jednostek biznesowych oraz działu IT. Dobrze przy tym z góry określić role i odpowiedzialności dla uczestników rady, harmonogram spotkań oraz spisać wszystkie zasady, jakimi powinna się kierować.

Ważnym elementem jest dokument szczegółowo określający zakres programu – jego cele, korzyści, założenia, zależności, ryzyka i kluczowe czynniki sukcesu, a także to, jakie działania zostaną podjęte w ciągu najbliższego roku i jakich efektów się po nich spodziewamy.

3. Określenie pierwszych zadań do wykonania

Trzeci filar to wskazanie zadań, na których na początku należy się skoncentrować. Jeśli mamy dokument, w którym określiliśmy zakres, a także mamy rade programu, nie powinno to stanowić większego wyzwania. Można to zrobić na kilka sposobów. Pierwszy to określenie domeny, obszaru, od którego będziemy zaczynać – klient, produkt, infrastruktura, lokalizacja? Drugi sposób polega na określeniu jednostek biznesowych – sprzedaż, marketing, finanse? Wreszcie trzeci sposób odnosi się do aplikacji – CRM, ERP, jeden z systemów branżowych?

I ta kolejność nie jest przypadkowa. „Jeśli możemy, mamy wybór, należy zacząć od wyboru domeny, obszaru tematycznego. Większość organizacji strukturyzuje program w odniesieniu do departamentów, jednostek biznesowych. Dlaczego? Dlatego że to jest najprostsze podejście. Jednak taka decyzja, uniemożliwia objęcie programem Data Governance całej organizacji. Nie jest to zły wybór, ale domena, obszar tematyczny to lepszy wybór. Z kolei wybór aplikacji także nie jest złym wyborem, jednak lepiej skoncentrować się na biznesie, a nie na pojedynczej aplikacji” – podsumowywał George Firican.

Jeśli możemy, powinniśmy zacząć realizację programu od wyboru domeny, obszaru tematycznego. Większość organizacji strukturyzuje program w odniesieniu do departamentów, jednostek biznesowych. To jest najprostsze podejście, uniemożliwia jednak objęcie programem Data Governance całej organizacji.

Data Governance według Georga Firicana – praktyczne wnioski

1. To nie projekt, to program. Projekty się kończą, programy, które składają się z serii projektów, nie mają końca.

2. Nie ogranicza się do IT. Jeśli program zostanie zdominowany przez CIO, rada będzie się składać w większości z informatyków, to nie uda się zrealizować w pełni założeń biznesowych.

3. Najlepiej sprawdza się podejście iteracyjne. Warto odwołać się do Data Governance Maturity Model, w którym znajdziemy wskazówki odnośnie do tego, na jakich wyzwaniach trzeba skoncentrować się w pierwszej kolejności.

4. Przygotuj się na to, że „polityka” będzie jednym z wyzwań, z jakimi przyjdzie się zmierzyć. Zwłaszcza gdy zdecydujemy się na podejście domenowe, czyli strukturyzowanie projektu w odniesieniu do obszarów tematycznych.

5. Nie można zapominać o mierzeniu sukcesu. Trzeba zawsze określić punkt startu, do którego będziemy się odnosić. Inaczej trudno będzie pokazać, jakie zaszły zmiany.

6. Pamiętaj o komunikacji i zarządzaniu zmianą. Często się o tym zapomina, a w praktyce stanowi to 70%–90% całego programu Data Governance.  

George Firican, Principal, LightsOnData Consulting & Training, był gościem specjalnym zdalnego spotkania „Fundamenty udanego wdrożenia Data Governance”.  Spotkanie stanowiło wprowadzeniem do e-konferencji „CDO Forum 2020”, która odbędzie się 16 września br. Informacje na jej temat można znaleźć na stronie https://www.cdoforum.pl.