Sukces wszelkiej automatyzacji, a robotyzacji w szczególności, wymaga umiejętnego łączenia zaawansowanej technologii, standaryzacji procesów i pracy wykwalifikowanych specjalistów. Potrzeba do tego wiedzy, czasu i środków finansowych. O najlepszych praktykach i skutecznych strategiach, problemach do pokonania oraz rozwiązaniach, które pozwalają sprostać aktualnym wyzwaniom, będziemy dyskutować podczas „BPA Summit 2020”.

Robotic Process Automation (RPA) to nie tylko szansa na optymalizację procesów, ale doskonały i, co ważne, sprawdzony już przepis na cyfrową transformację. Dzisiaj to właśnie projekty digitalizacji biznesu napędzają rynek RPA. Według szacunków Gartnera blisko 60% dużych przedsiębiorstw wdrożyło w ostatnich latach roboty programistyczne. W 2018 roku wydano na ten cel około 846 mln USD. Analitycy Gartnera uważają jednak, że już wkrótce – bo w 2022 roku – wartość ta wzrośnie nawet do 2,4 mld USD.

Potencjalne korzyści płynące z zastosowania robotów są ogromne. Jednak nie każda organizacja będzie w stanie je osiągnąć. Dlatego wdrożenie RPA w firmie wymaga dobrego przygotowania. Zanim zdecydujemy się na rozpoczęcie projektu, trzeba odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych kwestii, ustalić priorytety, wybrać procesy do automatyzacji, narzędzia, strategię wdrożenia, a także zastanowić się nad utrzymaniem robotów w dłuższym okresie.

Robert Gowin, członek zarządu, dyrektor operacyjny w Unum Życie TUiR

„Spośród wielu pytań, które należy sobie zadać przed wdrożeniem robotyzacji, zasadnicze pytanie brzmi: po co to chcemy robić, co chcemy przez to osiągnąć? Czy mamy konkretne potrzeby albo procesy, które wymagają automatyzacji? Czy podejmujemy to wyzwanie, bo robią to inni, więc jesteśmy przekonani, że warto to robić? Zanim zdecydujemy się na robotyzację, powinniśmy zdefiniować cel: przyspieszenie procesu, eliminacja błędów ludzkich wynikających z pracy manualnej, zwiększenie efektywności, redukcja etatów. W każdym przypadku ostrzegam jednak przed hurraoptymizmem. Zazwyczaj w praktyce uzyskuje się dużo niższe wyniki niż na papierze” – przekonuje Robert Gowin, członek zarządu, dyrektor operacyjny w Unum Życie TUiR. Podczas „BPA Summit 2020” przedstawi on proces podejmowania decyzji o robotyzacji i jego realizację w praktyce.

Do uruchomienia projektu warto dobrze się przygotować, szczegółowo planując wszystkie kolejne kroki. Dotyczy to zwłaszcza działań początkowych. Pierwsze kroki na ścieżce automatyzacji są kluczowe i mogą być decydujące. Porażka na starcie może w przyszłości zahamować podobne inicjatywy w organizacji na bardzo długi czas. Dlatego też warto rozpocząć od czegoś prostego, co pozwoli zebrać doświadczenie, zaangażować organizację i zdobyć sponsorów.

„Jestem zwolennikiem zasady ‘proof of concept’. Spróbujmy najpierw wdrożyć jakiegoś prostego robota, zobaczmy, jak to działa, czy potrafimy utrzymać jego stabilność, czy efekty są takie, jakich oczekiwaliśmy. Dopiero po tym etapie możemy zdecydować, czy w to wchodzimy. Wtedy ustalamy framework procesu rozwoju i utrzymania robotów. Warto przy tym dodać, że technologia jest sprawą wtórną” – tłumaczy Robert Gowin.

Do uruchomienia projektu RPA warto dobrze się przygotować, szczegółowo planując wszystkie kolejne kroki. Dotyczy to zwłaszcza działań początkowych. Porażka na starcie może w przyszłości zahamować podobne inicjatywy w organizacji na bardzo długi czas.

Kompetencje w praktyce

Kiedy pierwsze kroki okażą się sukcesem, trzeba ustalić szczegółowy model operacyjny, zaprojektować architekturę rozwiązań, zastanowić się nad zarządzaniem zmianą organizacyjną, a także pomyśleć o zmianie sposobu myślenia o robotach w organizacji i rozpocząć konsekwentne budowanie kompetencji wewnętrznych.

Rozwój kompetencji związanych z RPA czasem okazuje się jednym z największych wyzwań robotyzacji. O najlepszych praktykach i osobistych doświadczeniach związanych ze szkoleniami RPA, zebranych podczas ponad 800 godzin spędzonych na sali szkoleniowej i trzech lat pracy jako RPA Training Manager, opowie podczas konferencji Krzysztof Karaszewski, certyfikowany trener i Automation Solution Lead w HSBC.

Krzysztof Karaszewski, certyfikowany trener i Automation Solution Lead w HSBC

„Od czego rozpocząć budowanie programów szkoleniowych dotyczących RPA? Sądzę, że zawsze należy zaczynać od dokładnego przemyślenia tego, jak RPA ma funkcjonować w firmie i pod to dostosować program szkoleniowy. Nawet podstawowe szkolenia z RPA powinny zawierać takie tematy jak: Best Practice, Framework czy metodologia RPA, a to są kluczowe aspekty pozwalające na wdrożenie RPA w firmie” – tłumaczy Krzysztof Karaszewski. Podczas jego wystąpienia będzie można dowiedzieć się, na co zwrócić specjalną uwagę, a czego unikać, co działa, a co sprawia użytkownikom najwięcej problemów.

„Podstawy użycia narzędzi klasy RPA są stosunkowo łatwe do opanowania, ale zastosowanie tych rozwiązań w praktyce jest już nieporównywalnie trudniejsze. Wynika to z potrzeby zastosowania specyficznych dla RPA metodologii i standardów. I to jest właśnie najtrudniejsze do nauczenia dla uczestników szkoleń, a trenerom do wytłumaczenia. Nie aspekt techniczny, bo często uczestnicy szkoleń już wcześniej spotkali się z programowaniem, ale właśnie specyfika pracy w ramach projektów RPA stanowi największe wyzwanie edukacyjne” – mówi Krzysztof Karaszewski.

Podstawy użycia narzędzi klasy RPA są stosunkowo łatwe do opanowania, ale wykorzystanie tych rozwiązań w praktyce jest już nieporównywalnie trudniejsze. Wynika to z potrzeby zastosowania specyficznych dla RPA metodologii i standardów.

Uruchamiać czy nie?

Kiedy, w jakich sytuacjach warto stosować roboty? Na tak postawione pytanie trudno o jednoznaczną odpowiedź. Każdy przypadek trzeba badać oddzielnie. Zawsze potrzebna jest szczegółowa analiza, obejmująca nie tylko koszty inwestycyjne oraz zasoby wdrożeniowe, ale także późniejsze utrzymanie oraz potencjalne ROI.

Z pewnością RPA nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla wszystkich wyzwań pojawiających się obecnie w organizacjach. Najwięcej zyskać mogą firmy posiadające złożone, scentralizowane, a zarazem stabilne w dłuższym czasie procesy wielkoskalowe. Warto zwrócić uwagę, że decyzje w ramach tych procesów powinny być podejmowane na bazie klarownych reguł, a dane muszą być ustrukturalizowane. Realizacja stawianych przed RPA celów biznesowych, takich jak oszczędności czy wzrost biznesowy,  zależy od wielu czynników.

Sytuacja zmienia się jednak dynamicznie. Uznaje się bowiem, że RPA to dopiero pierwsza fala robotyzacji. Kolejnym etapem, o przełomowym charakterze, mają być narzędzia do automatyzacji kognitywnej. To technologia, która umożliwia realizowanie wielu powiązanych ze sobą procesów, przy minimalnej ingerencji ze strony człowieka. Nawet mając do czynienia z niestandardowymi zdarzeniami, inteligentne, kognitywne rozwiązania będą w stanie sobie z nimi poradzić. 

Oprogramowanie tego typu bazuje na kryteriach podejmowania decyzji, regułach biznesowych oraz samodzielnie pozyskiwanej wiedzy. Dzięki postępowi w obszarze sztucznej inteligencji roboty programowe stają się dzisiaj coraz bardziej „ludzkie”. Wykorzystanie zdobyczy technologicznych pozwala im na wykonywanie coraz bardziej wyrafinowanych zadań, które wymagają dokonywania oceny na podstawie nieznanych wcześniej danych i podejmowania na ich podstawie decyzji. Algorytmy uczenia maszynowego pozwalają na pozyskiwanie nowych danych, interpretowanie i ocenianie ich. To wystarczy, żeby inteligentnie podejmować właściwe decyzje. 

Przez to coraz częściej problemem nie jest to, czy roboty odbiorą nam pracę. Właściwe pytanie brzmi: gdzie jest miejsce dla człowieka w coraz bardziej zautomatyzowanej firmie? Co więcej, wydaje się, że nie jest to odległa przyszłość, ale w wielu firmach już nawet teraźniejszość. Zastosowanie robotów staje się coraz powszechniejsze i powoduje nieoczekiwanie zmiany, np. takie, że algorytmy nie zastępują ludzi, ale zaczynają ich nadzorować, pełniąc rolę supermenedżerów. Wszystko to  sprawia, że żyjemy w niezwykle ciekawych czasach – co wychodzi nam zarówno na dobre, jak i na złe – i stajemy przed niezwykle ambitnymi wyzwaniami. Dlatego zapraszamy na „BPA Summit 2020”.

RPA nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla wszystkich wyzwań pojawiających się obecnie w organizacjach. Najwięcej zyskać mogą firmy posiadające złożone, scentralizowane, a zarazem stabilne w dłuższym czasie procesy wielkoskalowe.

Finanse i finansowe aspekty RPA

Z opublikowanego w 2019 r. raportu Gartnera „Robotic Process Automation: Hear From a Peer” wynika, że RPA wdrożyło lub planuje wdrożyć około 80% menedżerów odpowiedzialnych w firmach za finanse. Automatyzacja z wykorzystaniem robotów to jeden z głównych kierunków cyfrowej transformacji działów finansowych. We wspomnianym raporcie Gartnera można m.in. przeczytać: „RPA dobrze nadaje się do automatyzacji procesów manualnych, a potencjał automatyzacji jest ogromny: blisko 90% ogólnych operacji księgowych i ponad 70% działań w zakresie sprawozdawczości finansowej to procesy, które można zautomatyzować w wysokim stopniu”. 

Analitycy Gartnera przestrzegają jednak, że firmy prowadzące tego typu projekty powinny wystrzegać się nadmiernego entuzjazmu wynikającego z pilotaży obejmujących niewielką liczbę użytkowników i nie ulegać marketingowi dostawców technologii. Należy zwłaszcza zachować ostrożność w przypadku kompleksowych pakietów oprogramowania RPA – tego typu kombajny oferują bardzo dużo funkcjonalności, z których jednak nigdy organizacja nie skorzysta.

Właśnie dlatego warto korzystać z wiedzy praktyków, którzy mogą podzielić się swoimi doświadczeniami związanymi z budowaniem business case’ów, modelami kosztowymi czy optymalizowaniem realizacji RPA. Najlepszą do tego formułą są dyskusje roundtables – tym razem w formie wideokonferencji. Przy jednym z „wirtualnych stolików” Jarosław Wojnarowski, Director Shared Services w VELUX Global Business Services, będzie moderował dyskusję o finansowaniu robotyzacji w przedsiębiorstwie.

Jarosław Wojnarowski, Director Shared Services w VELUX Global Business Services

„Podejście do finansowania robotyzacji w ostatnich latach uległo zmianie. Ma to oczywiście związek z popularyzacją tego typu rozwiązań oraz lepszym rozumieniem korzyści, jakie przynosi. Na rynku nie brakuje firm oferujących przeprowadzenie darmowych, pilotażowych wdrożeń, liczących na późniejsze rozszerzenie zlecenia. Nie ulegajmy jednak złudzeniom – nie ma nic za darmo. Jako kadra zarządzająca, podejmując decyzje o inwestycji w robotyzacje, lub ją rekomendując, musimy mieć na uwadze jej szeroki, transformacyjny charakter oraz pełne koszty, które będziemy musieli ponieść” – mówi Jarosław Wojnarowski. 

Business case musi być oparty na całkowitych szacunkach, obejmujących nie tylko wydatki związane z wdrożeniem narzędzi czy wytworzeniem robotów, ale również wydatki na promocje robotyzacji w organizacji czy change management. Zarazem nie należy przeszacowywać korzyści. Kalkulować trzeba na chłodno. W tym względzie warto kierować się zasadą: obiecuj mniej, przekraczaj oczekiwania. 

„Kolejna decyzja wiąże się z pytaniem o finansowanie tzw. działalności bieżącej. Czy w ramach firmy decydujemy się na refakturowanie kosztów do poszczególnych jednostek – klientów? Czy decydujemy się na budowę rozwiniętych modeli, opartych na szczegółowych analizach i raportowaniu, czy stawiamy na prostsze, mniej czasochłonne rozwiązania ryczałtowe? A może zdecydujemy się pozostawić koszt w tej części organizacji, która odpowiada za RPA, pozwalając wewnętrznym klientom na pełne reinwestowanie korzyści w biznes?” – mówi Jarosław Wojnarowski. Zapowiada, że na te i inne pytania spróbują znaleźć odpowiedzi uczestnicy prowadzonej przez niego sesji.

Ze szczegółowym programem e-konferencji „BPA Summit 2020” można zapoznać się na stronie: https://bpasummit.pl/agenda/.