Mamy do czynienia z paradoksem, który może coraz mocniej dawać o sobie znać w zarządzaniu nowymi technologiami. Rosnąca rola informatyki prowadzi do osłabienia znaczenia działów IT w firmach. To m.in. efekt procesów cyfrowej transformacji, coraz silniejszego zespolenia zastosowań technik cyfrowych z działaniami biznesowymi. Pozycja informatyków słabnie, gdy jednocześnie praktycznie żaden aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa nie może się już obyć bez informatyki. Czy działom IT grozi jednak w takiej sytuacji faktycznie marginalizacja?

Statystycznie rzecz biorąc, działy IT nie powinny mieć powodów do narzekań. Jak zbadał Gartner, 61 proc. szefów (CEO) dużych firm na świecie zamierza zwiększyć w tym roku wydatki na informatykę. 32 proc. planuje zostawić je na poziomie sprzed roku. Tylko 7 proc. myśli o ograniczeniu inwestycji w IT.

Większe wykorzystanie informatyki jest dla prawie jednej trzeciej (31 proc.) prezesów i dyrektorów generalnych przedsiębiorstw jednym z najważniejszych priorytetów na ten i nadchodzący rok. W deklarowanej hierarchii celów zajmuje trzecie miejsce – po działaniach na rzecz wzrostu firmy i priorytetach korporacyjnych typu strategie, partnerstwa, fuzje.

Jednocześnie dla coraz większej liczby ankietowanych przez Gartnera szefów przedsiębiorstw pięć najważniejszych priorytetów biznesowych ma konotacje związane z cyfryzacją. To, zdaniem analityków, świadczy o rosnącej chęci zarządzających firmami do inwestowania w IT.

Czy ta tendencja przekłada się na wzrost znaczenia i wzmocnienie roli działów IT w organizacjach? Niekoniecznie. Z perspektywy CIO sytuacja nie wygląda już tak różowo, jak by można było sądzić po wynikach badania wśród menedżerów najwyższego szczebla. Inne badania pokazują bowiem, że zmienia się struktura umiejscowienia ośrodków decyzyjnych w zakresie dysponowania funduszami na IT.

Większe wykorzystanie informatyki jest dla prawie jednej trzeciej prezesów i dyrektorów generalnych przedsiębiorstw jednym z najważniejszych priorytetów na ten i nadchodzący rok.

Biznes wydaje więcej

Działy IT tracą coraz bardziej kontrolę nad zakupami. Według prognoz IDC na rynkach Europy Zachodniej tylko połowa wydatków na narzędzia informatyczne (dokładnie 50,5 proc.) pochodzić będzie w tym roku z budżetów pionów IT. Druga połowa zakupów sfinansowana zostanie z linii biznesowych. W gestii działów IT pozostanie finansowanie większości oprogramowania, sprzętu i usług IT (sprzęt sieciowy, serwery, pamięci masowe, usługi IaaS). Z linii biznesowych będą zaś pokrywane koszty usług biznesowych oraz zakupy sprzętu „codziennego użytku”, typu tablety, komputery, telefony komórkowe.

Różnice w proporcjach wydatków będą w dużej mierze zależne od branży. Zdaniem analityków, nakłady na IT w ramach linii biznesowych będą większe głównie w przemyśle, opiece zdrowotnej, usługach dotyczących bezpieczeństwa i rynków inwestycyjnych oraz w telekomunikacji.

Obszar „informatyki cienia” (shadow IT) będzie się generalnie wciąż powiększał. W latach 2016-2021, jak ocenia IDC, średni wzrost inwestycji w IT z budżetów działów biznesowych wyniesie co roku 6,9 proc. wobec 2,1 proc. dla zakupów finansowanych przez jednostki IT. Największe wzrosty wydatków na IT z linii biznesowych będą miały miejsce w bankowości, ubezpieczeniach i branży utilities. Wysoki udział biznesu w finansowaniu rozwiązań informatycznych będzie też widoczny w sektorze usług profesjonalnych, handlu detalicznym i sektorze produkcyjnym.

Eksperci Forestera uważają, z kolei, że obecnie już dwie trzecie (66,6 proc.) decyzji dotyczących IT podejmowanych jest w działach biznesowych. Za kilka lat będzie to nawet 80 proc. To pociągnie za sobą spadek znaczenia szefów działów IT. Wzrośnie natomiast rola szefów jednostek biznesowych, do których w coraz większym stopniu będą należały decyzje odnośnie inwestycji w IT.

Na dodatek, jak twierdzą analitycy Forestera, zauważalny jest spadek zainteresowania współpracą ludzi od biznesu z pionem IT. Menedżerowie jednostek biznesowych w coraz większym stopniu zainteresowani są poszukiwaniem potrzebnych im rozwiązań na własną rękę i współpracą bezpośrednio z dostawcami, integratorami czy sprzedawcami.

Tylko połowa wydatków na narzędzia informatyczne pochodzić będzie w tym roku z budżetów pionów IT. Druga połowa zakupów sfinansowana zostanie z linii biznesowych. W gestii działów IT pozostanie finansowanie większości oprogramowania, sprzętu i usług. Z linii biznesowych będą zaś pokrywane koszty usług biznesowych oraz zakupy tabletów, komputerów i telefonów komórkowych.

Informatycy tracą środki

Ze strony działów biznesowych płyną pod adresem informatyków zarzuty, że nie rozumieją, czego naprawdę biznes potrzebuje. Działy IT krytykowane są także za opieszałość w reagowaniu na potrzeby biznesu oraz małą elastyczność w realizacji projektów informatycznych dla biznesu. Powszechna wśród pracowników i menedżerów jednostek biznesowych jest opinia, że piony informatyczne w firmach żyją własnym życiem, we własnym, zamkniętym świecie, w oderwaniu od rzeczywistych potrzeb i realiów biznesowych organizacji.

Informatycy skarżą się z kolei, że nie są w stanie spełniać wszystkich oczekiwań biznesu, gdyż dysponują coraz mniejszymi środkami finansowymi, co zmusza ich do ograniczania wydatków. Jak wynika z badania firmy konsultingowej IT Excelian, przeprowadzonego przy okazji przygotowań do wdrożenia RODO, informatykom często brakuje funduszy na bieżące funkcjonowanie działu. Mają też problemy z pozyskaniem odpowiednich fachowców. W związku z brakami kadrowymi ludzie zatrudnieni w IT nie są w stanie obsłużyć wszystkich zadań. A i tak pracują ponad normę, w związku z czym są zmęczeni i nie starcza im czasu chociażby na dokształcanie się.

89 proc. ankietowanych dyrektorów IT deklarowało, że najważniejszym priorytetem jest dla nich zmiana strategii działania. Jednocześnie ponad połowa z nich (55 proc.) nie wierzy w możliwość jej realizacji z powodu braku środków koniecznych do przeprowadzenia niezbędnych zmian. Ponadto pracownicy działów IT, jak zauważa 54 proc. respondentów, nie mają dostępu do wystarczającej liczby kursów i szkoleń. Z powodu niedoborów budżetowych i kadrowych komórki informatyczne są stale rozdarte między potrzebą wdrażania przez organizację innowacyjnych rozwiązań a koniecznością obsługi i utrzymania istniejących systemów.

Na problemy z zarządzeniem IT wskazują też wyniki przeprowadzonego pod koniec ubiegłego roku badania ISACA. Ankietowani menedżerowie i specjaliści IT zwracali uwagę, że firmy muszą zadbać o lepsze zarządzanie zasobami IT, jeżeli nowa technologia ma rzeczywiście posłużyć do poprawy wydajności działania i zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstw. Ich zdaniem, istnieją duże rozbieżności między deklaracjami zarządzających przedsiębiorstwami a rzeczywistym podejściem do wykorzystania IT.

Szczególnej uwagi wymagają kwestie związane z cyberbezpieczeństwem. Tylko 21 proc. respondentów ISACA było zdania, że są informowani przez kadrę kierowniczą swojej organizacji o zmieniających się czynnikach ryzyka. Ponad dwie trzecie uczestników badania stwierdziło, że kierownictwa firm powinny bardziej priorytetowo podchodzić do wzmocnienia relacji między IT a biznesem.

Informatycy skarżą się, że nie są w stanie spełniać wszystkich oczekiwań biznesu, gdyż dysponują coraz mniejszymi środkami finansowymi, co zmusza ich do ograniczania wydatków.

Potrzebny nowy podział ról

Czy w takiej sytuacji można oczekiwać od działów IT, że będą rzeczywiście pionierami i liderami cyfrowej transformacji w firmach? Z drugiej strony, warto się zastanowić, czy taka faktycznie jest lub powinna być ich rola. Czy najważniejszym zadaniem dla nich nie powinno być jednak, po prostu, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technicznej i przygotowanie zdolnego sprostać nowym wyzwaniom środowiska informatycznego? Wszak dzisiaj coraz więcej działań i wdrożeń – podejmowanych również samodzielnie przez jednostki biznesowe – wymaga zapewnienia dostępu do coraz bardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań informatycznych.

Widać to chociażby po projektach dotyczących automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych oraz projektach analitycznych z wykorzystaniem big data czy uczenia maszynowego. W wielu firmach powstają wydzielone komórki organizacyjne, które zajmują się zastosowaniem tych technologii w praktyce biznesowej. Ich przedstawiciele zgodnie jednak podkreślają, że jednym z kluczowych czynników ich sukcesu jest stała i ścisła współpraca z działem IT. Informatycy są w stanie zapewnić niezbędne moce obliczeniowe, bazy danych, struktury sieciowe, zająć się aktualizacją narzędzi czy integracją wykorzystywanych rozwiązań. Wziąć na siebie cały ciężar obsługi technologicznego zaplecza nowych rozwiązań.

Przesuwanie się kompetencji decyzyjnych w zakresie wydatków na IT w stronę działów biznesowych nie musi automatycznie oznaczać osłabiania roli działów IT w firmach. Rosnąca komplikacja środowisk informatycznych powoduje, że utrzymanie infrastruktury technicznej będzie coraz większym wyzwaniem. To jest właśnie rola działu IT. Wystarczy wspomnieć, że powszechnie używane dzisiaj aplikacje mają już po kilka milionów linijek kodów. Panowanie nad nimi wymaga zaawansowanej, mocno specjalistycznej wiedzy oraz doświadczenia. W coraz większym stopniu także narzędzi automatyzujących zarządzanie systemami informatycznymi. Nie zajmie się tym nikt inny poza działem IT. Nawet do koordynowania współpracy z dostawcami rozwiązań chmurowych i integrowania ich z własnymi rozwiązaniami potrzeba odpowiedniego przygotowania technicznego.

Potrzebna jest więc przede wszystkim rzeczowa, merytoryczna dyskusja na temat nowego podziału kompetencji między pionem informatycznym a komórkami biznesowymi. Przerzucanie się zarzutami wobec jednej czy drugiej strony do niczego pozytywnego nie prowadzi. Działom IT nie musi grozić marginalizacja a działom biznesowym brak wsparcia ze strony IT, jeśli zasady współpracy zostaną na nowo zdefiniowane w kontekście aktualnych wyzwań i uwarunkowań ekonomicznych oraz technologicznych. Do sprawnego przeprowadzenia cyfrowej transformacji potrzebna jest solidna, cyfrowa infrastruktura. Nikt inny poza pionem IT nie zapewni jest właściwego przygotowania i utrzymania. Zasady korzystania z niej do celów biznesowych mogą ulegać zmianom w zależności od potrzeb i możliwości. To już jednak kwestia wzajemnych uzgodnień i regulacji. To jest pole do zdefiniowania nowych relacji między IT i biznesem.