Planowanie w perspektywie kilku lat jest dziś obarczone sporym ryzykiem. Technologie informatyczne i oczekiwania ich użytkowników zmieniają się szybciej nawet, niż okres trwania pojedynczych projektów. To wymusza iteracyjne i kreatywne podejście do realizacji projektów, zwłaszcza tych, które finansowane są ze środków Unii Europejskiej. Ciekawe doświadczenia w tej dziedzinie zdobył Urząd Miasta Kielce, który w ramach budowy miejskiej sieci szerokopasmowej planował stworzyć zręby nowego systemu komunikacyjnego dla kluczowych jednostek administracji działających na terenie miasta. Pierwotne założenia dotyczące kształtu systemu, jego zasięgu i zakresu realizowanych funkcji trzeba było dostosować do okoliczności, których przewidzenie w momencie składania wniosku o dofinansowanie było raczej niemożliwe. Urząd proaktywnie zarządzał zmianami w założeniach i wybrał partnera oraz rozwiązanie, dzięki którym różnorodne zmiany można było uwzględnić w projekcie bez utraty dofinansowania.

Przygotowując się do budowy miejskiej sieci szerokopasmowej Urząd Miasta Kielce przewidywał, że w ramach projektu powstanie miejska platforma komunikacyjna całkowicie niezależna od operatorów zewnętrznych. Tak jak sieć, miała ona objąć nie tylko jednostki podległe gminie, ale także powiatowe i wojewódzkie. Zakładano, że uda się w ten sposób znacząco obniżyć koszty związane z opłacaniem abonamentów telefonicznych i internetowych, które w skali miasta na przestrzeni roku pochłaniały łącznie ok. 600 tys. złotych.

„Nasze analizy pokazywały, że większość połączeń z linii stacjonarnych – powyżej 70% – wykonywanych jest do innych organów administracji, przy czym duża ich część to połączenia do jednostek bezpośrednio nadrzędnych. To pozwoliło nam oszacować budżet przedsięwzięcia oraz potencjalne oszczędności. Szanse na obniżenie kosztów wynikały także z tego, że poszczególne jednostki kupowały usługi komunikacyjne oddzielnie, co nie pozwalało wykorzystywać efektów skali. Budowa własnej sieci oznaczała oczywiście, że abonamenty za Internet w ogóle znikną” – mówi Zygmunt Mazur, dyrektor Zakładu Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce.

Celem równoległym było podniesienie jakości usług komunikacyjnych dla jednostek administracji i zwiększenie ich niezawodności, w szczególności w razie wystąpienia okoliczności kryzysowych. Aby nadać całej instalacji wysoką odporność na awarie, plan zakładał umieszczenie w każdej jednostce dwóch telefonów IP podłączonych za pomocą zdwojonej miejskiej pętli sieciowej do systemu komunikacyjnego obejmującego dwa niezależne serwery komunikacyjne. Przy okazji uporządkowana miała być numeracja i wprowadzone miały zostać skrócone, 4-cyfrowe numery wewnętrzne w skali całej sieci.

W trakcie realizacji części sieciowej projektu e-Świętokrzyskie – budowa sieci światłowodowych wraz z urządzeniami na terenie Miasta Kielce pojawiły się okoliczności skłaniające Urząd Miasta Kielce do zmiany pierwotnej koncepcji budowy systemu komunikacyjnego. „Zmiany okoliczności wynikały zarówno z doprecyzowania oczekiwań przez przyszłych użytkowników systemu, jak i odkrytych w międzyczasie ograniczeń technicznych istniejącej infrastruktury w jednostkach. Oprócz tego, w projekcie pojawiły się nieplanowane oszczędności związane z urealnieniem wycen robót i materiałów budowlanych, a jednocześnie ograniczenia dotyczące możliwości przesuwania środków pomiędzy poszczególnymi celami projektu” – wyjaśnia Kamil Wojniak, kierownik Sekcji Miejskiej Sieci Komputerowej w Zakładzie Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce.

Od lewej: Zygmunt Mazur, dyrektor Zakładu Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce, Kamil Wojniak, kierownik Sekcji Miejskiej Sieci Komputerowej w Zakładzie Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce, Zdzisław Wijas, kierownik Działu Informatyki w Zakładzie Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce.

„Zmiany okoliczności wynikały zarówno z doprecyzowania oczekiwań przez przyszłych użytkowników systemu, jak i odkrytych w międzyczasie ograniczeń technicznych istniejącej infrastruktury w jednostkach. Oprócz tego, w projekcie pojawiły się nieplanowane oszczędności związane z urealnieniem wycen robót i materiałów budowlanych, a jednocześnie ograniczenia dotyczące możliwości przesuwania środków pomiędzy poszczególnymi celami projektu”

Zmiany, zmiany, zmiany

Pierwotny plan, zgodnie z którym na jednostkę miały przypaść dwa telefony IP, po konsultacjach z użytkownikami w jednostkach, okazał się nie do utrzymania. „Przewidywaliśmy, że telefony te będą przeznaczone dla kierownictwa jednostek. Tymczasem, jak ustaliliśmy później, w wielu jednostkach to nie kierownictwo wykonuje dużo połączeń, a zatem, że rezygnacja z abonamentów przypisanych do ich linii miejskich nie przyniosłaby oszczędności, jakie pierwotnie zakładaliśmy. Wyszło na to, że telefony IP trzeba koniecznie zapewnić także m.in. księgowym i dozorcom. Do tego, pojawiło się oczekiwanie, że zakupione zostaną telefony bezprzewodowe – ze względu na charakter pracy wykonywanej przez te osoby. To był pierwszy poważny sygnał, że koncepcja wymaga przemyślenia” – opowiada Zdzisław Wijas, kierownik Działu Informatyki w Zakładzie Obsługi i Informatyki Urzędu Miasta Kielce.

W międzyczasie realizowany był projekt budowlany, w ramach którego Kielce stworzyły własną kanalizację telekomunikacyjną. Kosztorys przedsięwzięcia oparty był na stosowanych w całym kraju raportach firmy Sekocenbud, które pomimo indeksacji w realiach kieleckich okazały się konserwatywne. Faktyczne stawki uzyskane przez miasto od wykonawców wygenerowały spore oszczędności. Pojawiła się więc szansa na to, by uwzględnić oczekiwania przyszłych użytkowników systemu. Na drodze stanęły jednak ograniczenia formalne zawarte w założeniach programów operacyjnych Unii Europejskiej. Zgodnie z nimi, pomiędzy poszczególnymi celami projektów objętych dofinansowaniem można przesuwać co najwyżej 15% wartości celu, w ramach którego powstały oszczędności.

„Nasze starania o przesunięcie środków powiodły się, ale uzyskane kwoty nie pozwalały na zapewnienie telefonów IP wszystkim zainteresowanym, a już na pewno nie w wersji bezprzewodowej. Jeden aparat bezprzewodowy w najprostszej wersji to wydatek rzędu 600-700 zł, a więc znacznie więcej, niż telefon w systemie DECT. Prawdziwą przeszkodą dla powodzenia tej koncepcji okazała się jednak inwentaryzacja sieci strukturalnych w jednostkach. Wiele z nich było w złym stanie i próba uruchamiania w nich telefonii IP na większą skalę wymagała by wymiany sieci, to zaś oznaczało zupełnie inne kwoty, których po prostu nie mieliśmy w dyspozycji. Nawet gdybyśmy je mieli, pozostałby problem z dotrzymaniem terminu całości projektu e-Świętokrzyskie – ze względu na nadzór konserwatora zabytków” – wylicza Kamil Wojniak.

„Przewidywaliśmy, że telefony te będą przeznaczone dla kierownictwa jednostek. Tymczasem, jak ustaliliśmy później, w wielu jednostkach to nie kierownictwo wykonuje dużo połączeń, a zatem, że rezygnacja z abonamentów przypisanych do ich linii miejskich nie przyniosłaby oszczędności, jakie pierwotnie zakładaliśmy. (…) Prawdziwą przeszkodą dla powodzenia tej koncepcji okazała się jednak inwentaryzacja sieci strukturalnych w jednostkach. Wiele z nich było w złym stanie i próba uruchamiania w nich telefonii IP na większą skalę wymagała by wymiany sieci, to zaś oznaczało zupełnie inne kwoty, których po prostu nie mieliśmy w dyspozycji”

Cały szereg innych czynników utrudniał oszacowanie potrzeb i ostatecznego budżetu projektu. Do ostatniej chwili trzeba było upewniać się, że lokalizacje wybrane do projektu są lokalizacjami docelowymi jednostek, np. oświatowych. Pomoc unijna przyznawana jest w euro, zaś w trakcie przygotowań do projektu miejsce miały bardzo silne wahania kursu, powodujące konieczność wielokrotnego korygowania budżetów, a w efekcie także uzgodnień formalnych z urzędem marszałkowskim województwa świętokrzyskiego, będącym formalnym dysponentem środków z UE. W rezultacie wszystkich zmian okoliczności, zamówienie uzupełniające do projektu e-Świętokrzyskie, z którego sfinansowano projekt wdrożenia telefonii IP, wyglądało w 2013 r. zupełnie inaczej, niż plany snute w 2007 r.

Rozwiązanie na wiele lat

Koncepcja ostatecznie zatwierdzona przez Urząd Miasta Kielce zakładała budowę systemu komunikacyjnego opartego na nowoczesnej części centralnej oraz w dużej mierze na istniejącej infrastrukturze abonenckiej. Ogłoszone postępowanie opiewało na wdrożenie nowoczesnego systemu telefonii IP oraz budowę warstwy integracyjnej, umożliwiającej korzystanie z nowego systemu zarówno za pomocą telefonów IP, jak i aparatów analogowych – dzięki integracji z nowym systemem ok. 160 istniejących centralek abonenckich. Dostawcą rozwiązania i usług integracyjnych została firma Wasko SA, która w projekcie e-Świętokrzyskie dostarczyła i wdrożyła warstwę aktywną sieci miejskiej w Kielcach.

Rozwiązanie wybrane przez Urząd Miasta jako najlepiej pasujące do potrzeb projektu, opiera się na platformie telekomunikacyjnej Avaya Aura Solution for Midsize Enterprise w wersji High Availability. „Chcieliśmy wdrożyć rozwiązanie nowoczesne i bogate pod względem zakresu funkcji telekomunikacyjnych, a jednocześnie sprawdzone pod względem niezawodności. Referencje Avaya, m.in. z sektora bankowego oraz dużych telecentrów, pozwoliły nam sądzić, że firma jest zdolna do obsługi dużych instalacji i wymagających klientów. Przekonywująca była także baza partnerska, dzięki której możemy liczyć na ciągłość lokalnego wsparcia technicznego w każdych okolicznościach” – mówi Zdzisław Wijas.

„Chcieliśmy wdrożyć rozwiązanie nowoczesne i bogate pod względem zakresu funkcji telekomunikacyjnych, a jednocześnie sprawdzone pod względem niezawodności. Referencje Avaya, m.in. z sektora bankowego oraz dużych telecentrów, pozwoliły nam sądzić, że firma jest zdolna do obsługi dużych instalacji i wymagających klientów. Przekonywująca była także baza partnerska, dzięki której możemy liczyć na ciągłość lokalnego wsparcia technicznego w każdych okolicznościach”

Bogactwo funkcjonalne rozwiązania miało w przypadku Kielc co najmniej trzy znaczenia. „Systemy telekomunikacyjne wdraża się na lata. Zależało nam, aby platforma mogła rosnąć wraz ze wzrostem naszych potrzeb w perspektywie 7-10 lat. Po drugie, wiedząc, że system będzie spoiwem dla ok. 160 centralek abonenckich, chcieliśmy móc zapewnić urzędnikom pełną obsługę funkcji, z których korzystali dotychczas. Po trzecie, oczekiwaliśmy, że system dojrzały funkcjonalnie zabezpieczy nas przed niespodziankami technologicznymi, których z racji braku doświadczeń nie byliśmy w stanie przewidzieć” – tłumaczy Zygmunt Mazur.

Jedna z takich niespodzianek ujawniła się już w trakcie projektu, a dotyczyła planu numeracyjnego. Miasto dysponowało pulą ok. 1000 numerów publicznych, aparatów w urzędach było jednak sumarycznie znacznie więcej – ok. 2500. Plan zakładał, że każdy użytkownik otrzyma unikalny 4-cyfrowy numer powiązany z numerem publicznym. W praktyce oznaczało to jednak konieczność przypisania do jednej linii miejskiej więcej niż jednego numeru wewnętrznego – zwykle wszystkich aparatów w jednym pomieszczeniu. W rezultacie, gdy na numer publiczny dzwonił ktoś z wewnątrz sieci, dzwonki odzywały się na wszystkich biurkach, dezorganizując pracę.

„Aby zaradzić niedoborowi linii miejskich w stosunku do potrzeb, zdecydowaliśmy się wykorzystać dostępne w platformach Avaya tzw. numery wirtualne, których do jednej linii miejskiej można przypisać wiele. Taki numer jest widoczny tylko w sieci wewnętrznej i może zaczynać się od innej cyfry niż zwykły numer. Jeśli numery wirtualne zostaną nadane telefonom IP, każdy z nich może w jednym czasie łączyć się z dowolnym innym numerem wewnętrznym lub zewnętrznym. Dzwoniący z zewnątrz na numer linii miejskiej wciąż dodzwonią się jednocześnie na wszystkie przypisane do niej numery wirtualne, ale jeśli większość ruchu odbywa się wewnątrz sieci, jak w przypadku Kielc, problem ‘chóru dzwonków’ zostaje praktycznie rozwiązany” – wyjaśnia Sławomir Jasek, inżynier systemowy odpowiedzialny za projekt techniczny i wdrożenie systemu telefonii IP w Urzędzie Miasta Kielce z ramienia Wasko SA.

„Aby zaradzić niedoborowi linii miejskich w stosunku do potrzeb, zdecydowaliśmy się wykorzystać dostępne w platformach Avaya tzw. numery wirtualne, których do jednej linii miejskiej można przypisać wiele. Taki numer jest widoczny tylko w sieci wewnętrznej (…). Dzwoniący z zewnątrz na numer linii miejskiej wciąż dodzwonią się jednocześnie na wszystkie przypisane do niej numery wirtualne, ale jeśli większość ruchu odbywa się wewnątrz sieci, jak w przypadku Kielc, problem ‘chóru dzwonków’ zostaje praktycznie rozwiązany”

Projekt udany dzięki determinacji

Wdrożenie telefonii IP w jednostkach administracji działających na terenie Kielc było ostatnim etapem projektu e-Świętokrzyskie, który trwał łącznie 5 lat. Projekt doszedł do skutku głównie dzięki determinacji Urzędu Miasta, który chciał wykorzystać środki z Unii Europejskiej do nadrobienia wieloletnich zaległości inwestycyjnych w zakresie łączności, a zarazem stworzyć fundament dla dalszego rozwoju nie tylko samorządu, ale całego miasta. Budowa systemu komunikacyjnego była przedsięwzięciem dużym i złożonym, planowanym w warunkach ograniczonej informacji o przyszłych potrzebach. Projekt został zrealizowany pomimo całego mnóstwa ograniczeń i zmian okoliczności, a także pomimo presji czasu, wynikającej ze zbliżania się terminu wykorzystania środków unijnych z poprzedniej perspektywy finansowej Unii Europejskiej.

„Projekt wyglądałby zupełnie inaczej, gdybyśmy finansowali go ze środków własnych. Moglibyśmy wtedy realizować go etapami i na bieżąco dostosowywać się do zmian i ograniczeń. Z drugiej strony, spięcie wszystkich tych działań w jedno przedsięwzięcie było motywujące i pozwoliło uzyskać dużą spójność zarówno na poziomie technologii, jak i koncepcji, co nieczęsto się zdarza w projektach o tak dużej skali i zakresie. Łatwo nie było, ale z perspektywy czasu jesteśmy zadowoleni z dokonanych wyborów. Mamy infrastrukturę na lata, mamy bardzo wymierne oszczędności wynikające z eliminacji abonamentów telefonicznych i internetowych. Gdy skończy się okres wsparcia, z perspektywy budżetu samorządu cały projekt e-Świętokrzyskie wyjdzie na zero. Wtedy całkowicie zwrócą się nasze własne nakłady, które wyniosły sumarycznie 6 mln, w tym niecałe 2 mln zł na telefonię IP. Całość projektu e-Świętokrzyskie kosztowała 26 mln zł” – mówi Zygmunt Mazur.

„Projekt wyglądałby zupełnie inaczej, gdybyśmy finansowali go ze środków własnych. Moglibyśmy wtedy realizować go etapami i na bieżąco dostosowywać się do zmian i ograniczeń. Z drugiej strony, spięcie wszystkich tych działań w jedno przedsięwzięcie było motywujące i pozwoliło uzyskać dużą spójność zarówno na poziomie technologii, jak i koncepcji, co nieczęsto się zdarza w projektach o tak dużej skali i zakresie. (…) Mamy infrastrukturę na lata, mamy bardzo wymierne oszczędności wynikające z eliminacji abonamentów telefonicznych”

Telefonia IP w Kielcach – architektura rozwiązania

Architektura systemu komunikacyjnego zbudowanego przez Wasko SA dla Urzędu Miasta Kielce obejmuje dwa serwery komunikacyjne Avaya działające w ramach rozwiązania Avaya Aura Solution for Midsize Enterprise w wersji High Availability. W celu zwiększenia niezawodności systemu jako całości, serwery zostały umieszczone w dwóch lokalizacjach na terenie Kielc i skonfigurowane do pracy w trybie aktywny-pasywny, z bieżącym synchronizowaniem zmian konfiguracyjnych. Jeśli serwer aktywny z jakichkolwiek powodów uległby awarii, jego zadania przejmie drugi serwer, oczekujący w pełnej gotowości. Aby jeszcze bardziej zwiększyć niezawodność systemu, serwery podłączono do dwóch niezależnych węzłów sieci PSTN. Do serwerów, za pomocą podwójnej pętli światłowodowej w kieleckiej sieci MAN, podłączone zostały lokalne jednostki administracji – łącznie 160 lokalizacji na terenie miasta. W każdej lokalizacji objętej systemem zainstalowano dwa przewodowe telefony IP Avaya (łącznie 320 sztuk). W 10 lokalizacjach oprócz telefonów IP działają również wideotelefony. Z serwerami komunikacyjnymi Avaya zintegrowane zostały także działające w jednostkach administracji centralki abonenckie. Integracja polegała na wdrożeniu i skonfigurowaniu bram PSTN/SIP, a w kilku przypadkach bram w formie kart rozszerzeń. Na serwerach komunikacyjnych skonfigurowanych zostało ok. 1000 numerów publicznych oraz ok. 2500 numerów wewnętrznych.

 
Autorem zdjęć Zygmunta Mazura, Kamila Wojniaka i Zdzisława Wijasa jest Paweł Jakubczyk.