W energetyce toczy się obecnie wiele projektów, a w przewidywalnej przyszłości ich liczba jeszcze się zwiększy. Ponieważ projekty to przede wszystkim ludzie, koncerny energetyczne potrzebują przejrzystej informacji o kompetencjach pracowników i współpracowników – by móc identyfikować potrzeby, a także z wyprzedzeniem planować rekrutacje i szkolenia. Funkcje tego rodzaju są dostępne w rozwiązaniach klasy HCM – Human Capital Management. Skuteczne wdrożenie systemu HCM może trwać nawet kilka lat, tymczasem potrzeby w dziedzinie zarządzania kompetencjami stają się w energetyce pilne. Remedium może być wykorzystanie – znacznie łatwiejszych do wdrożenia – rozwiązań dedykowanych wyłącznie do zarządzania kompetencjami.

Za sprawą uwolnienia rynku sprzedaży energii projekty pojawiły się praktycznie w każdym obszarze działalności koncernów energetycznych. Projekty wymagają sprawnego zarządzania kompetencjami pracowników i współpracowników zewnętrznych, oraz ich wykorzystaniem w czasie. Dla wszystkich rozproszonych organizacji jest to spore wyzwanie – energetyka nie jest pod tym względem żadnym wyjątkiem. Koncerny posiadają oczywiście rozwiązania kadrowe, które jednak pozwalają patrzyć na pracowników głównie z perspektywy administracyjnej oraz wymogów dyktowanych przepisami o zatrudnieniu. Są w nich nazwy stanowisk, informacje o umiejscowieniu w strukturze organizacyjnej, a także dane o wynagrodzeniach, składkach, podatkach, świadczeniach itp.

Z perspektywy osób zarządzających przedsięwzięciami o większej skali, a takich jest obecnie w energetyce sporo, w systemach kadrowych nie ma informacji o kompetencjach pracowników, ani funkcji ułatwiających ich wyszukiwanie w organizacji. Nie funkcjonuje także żaden formalny mechanizm śledzący rozwój kompetencji pracowników, wynikających nie tylko ze szkoleń, ale również z nabywania doświadczenia w projektach. W takich warunkach jednoznaczną rekomendacją jest wdrożenie systemu klasy HCM – Human Capital Management. Szkopuł w tym, że sprawa zarządzania kompetencjami staje się dla energetyki pilna, podczas gdy rzetelne wdrożenie systemu HCM może trwać nawet kilka lat.

„Z perspektywy osób zarządzających przedsięwzięciami o większej skali, a takich jest obecnie w energetyce sporo, w systemach kadrowych nie ma informacji o kompetencjach, ani funkcji ułatwiających ich wyszukiwanie w organizacji. Nie funkcjonuje także żaden formalny mechanizm śledzący rozwój kompetencji pracowników”

Po co zarządzać kompetencjami?

Podstawowym celem zarządzania tym obszarem jest wyznaczenie zakresu kompetencji na wszystkich poziomach, niezbędnego do realizacji planów biznesowych. Dopiero w świetle rzetelnie nakreślonych wymogów kompetencyjnych można bowiem uczciwie odpowiedzieć sobie na ważne pytania. Kluczowe z nich to: Czy strategia lub plan są możliwe do realizacji? Czy inwestycje w produkty lub usługi mają szanse przekształcić się w strumienie przychodów i zysków? Czy obietnice składane klientom (regulatorom, partnerom biznesowym) są wykonalne? Odpowiedzi na każde z tych pytań są nierozłącznie związane z zasobami kadrowymi – i ich kompetencjami.

Przechodząc z perspektywy strategicznej do operacyjnej, trzeba uwzględnić to, że każdy z działów funkcjonalnych ma nieco inne oczekiwania w obszarze zarządzania kompetencjami. Dział HR chciałby wiedzieć jakie kompetencje są firmie absolutnie niezbędne, a jakie można bez ryzyka kupować na rynku. Stara się na bieżąco ustalić, jakich kompetencji w firmie brakuje, a jeśli tak, to których najbardziej (priorytety). Oprócz tego, dział HR potrzebuje informacji, czy ewentualne braki kompetencyjne mają charakter jakościowy (czytaj: czy jedna osoba z takimi kompetencjami wystarczy) czy też ilościowy, tj. ile osób o określonym profilu potrzeba, by pokryć długofalowe potrzeby.

Z punktu widzenia działu finansowego znaczenie będzie miała cena kompetencji i model ich pozyskiwania, a także informacja, czy w pełni wykorzystywane są kompetencje nabyte wcześniej. Dla poszczególnych działów biznesowych istotne będą przeróżne informacje związane z doświadczeniem, specjalizacjami, technologiami i umiejętnościami praktycznymi, których znaczenia ani dział HR, ani dział finansowy, nie są w stanie szczegółowo zweryfikować. Ponieważ, jak widać, oczekiwania bywają różne, informacje o kompetencjach powinny być gromadzone i zarządzane w taki sposób, by możliwe było spełnienie możliwie wielu z nich.

Od postulatów do realiów

Zacząć należy od podstaw, a więc zidentyfikować i opisać kompetencje zgodnie z realiami poszczególnych dziedzin specjalistycznych. Same nazwy stanowisk lub specjalizacji, czy nawet opisy powiązanych z nimi zakresów zadań, to zdecydowanie za mało. Definicje kompetencji muszą nieść w sobie informacje na tyle szczegółowe, by można na ich podstawie ustalić zdolność do wykonania określonych zadań, czy też zmierzenia się z określoną klasą problemów. Już to jednoznacznie wskazuje, że potrzebny jest dedykowany system informatyczny, ponieważ do gromadzenia silnie rozbieżnych informacji potrzebna jest bardzo elastyczna struktura danych.

„Zacząć należy od podstaw, a więc zidentyfikować i opisać kompetencje zgodnie z realiami poszczególnych dziedzin specjalistycznych. Same nazwy stanowisk lub specjalizacji, czy nawet opisy powiązanych z nimi zakresów zadań, to zdecydowanie za mało. Definicje kompetencji muszą nieść w sobie informacje na tyle szczegółowe, by można na ich podstawie ustalić zdolność do wykonania określonych zadań, czy też zmierzenia się z określoną klasą problemów”

System dedykowany do tego celu można zbudować samodzielnie lub na zamówienie. Można go także kupić w formie gotowej – jako wdrożenie, a nawet jako usługę online. Firmy informatyczne stworzyły takie systemy na własne potrzeby, by móc sprawnie identyfikować pracowników i współpracowników do pracy w projektach. W przypadku IMPAQ, firmy, w której pracuję od niedawna, rolę takiego systemu spełnia SkillsDB (patrz: skillsdb.pl). To proste, przeglądarkowe narzędzie jest w stanie skutecznie gromadzić i udostępniać informacje o kompetencjach pracowników i współpracowników zewnętrznych wszystkim zainteresowanym w firmie – oczywiście w zakresie i na poziomie szczegółowości odpowiednim do ich uprawnień.

Kompetencje pełne niuansów

W branżach z silnym pierwiastkiem inżynierskim, takich jak telekomunikacja, energetyka czy informatyka, określenie kompetencji ma wiele wymiarów. To jeden z powodów, dla których tradycyjne systemy kadrowe nie są w stanie zaadresować potrzeby zarządzania kompetencjami. Oto przykład. Przyjmijmy, że szukamy człowieka potrafiącego weryfikować poprawność danych importowanych z systemów pomiarowych do systemu billingowego klientów indywidualnych, wykonanego w technologii Oracle. Zastosowanie słów kluczowych sprawi, że uzyskamy zbyt wiele wyników wyszukiwania. Nie interesuje nas programista ani administrator platform Oracle, inżynier odpowiedzialny za pomiary, operator systemu billingowego, ani tester oprogramowania billingowego – jako taki. Szukamy człowieka, który wykonywał już określoną czynność, czy też zetknął się z określonym zestawem wyzwań. Za pomocą SkillsDB takie wyszukiwanie można przeprowadzić natychmiast – i skutecznie.

Profil w bazie SkillsDB może zawierać dowolną liczbę umiejętności. Pracownicy wpisują je do systemu samodzielnie. Nazwy umiejętności mogą pochodzić ze słownika, co pozwala utrzymać jakość informacji na wysokim poziomie, choć możliwe jest także wpisywanie informacji ręcznie. Dodanie nowych kompetencji może (ale nie musi) wymagać potwierdzenia przez administratora systemu. Analogicznie można opisywać doświadczenie zawodowe, szkolenia, kursy, certyfikaty itp. Wybrane profile można porównywać, lub wręcz wyszukiwać profile najbardziej zbliżone do profilu wzorcowego. Dzięki temu można np. szybko zorganizować proces przejęcia obowiązków od pracownika kończącego współpracę z daną firmą.

Zawarte w SkillsDB narzędzia do raportowania pozwalają szybko ustalić, czy firma posiada konieczne kompetencje we właściwych ilościach i na oczekiwanym poziomie jakościowym. Pozwalają też identyfikować zasoby strategiczne, oraz podejmować działania konieczne do zatrzymania ich w firmie. Integracja SkillsDB z innymi systemami HR jeszcze bardziej podnosi jego użyteczność – pozwala m.in. przewidywać problemy kadrowe, projektowe i organizacyjne, jak również zapobiegać im z wyprzedzeniem.

„Zawarte w SkillsDB narzędzia do raportowania pozwalają szybko ustalić, czy firma posiada konieczne kompetencje we właściwych ilościach i na oczekiwanym poziomie jakościowym. Umożliwiają też określenie zasobów strategicznych i podjąć działania konieczne do zatrzymania ich w firmie. Integracja SkillsDB z innymi systemami HR jeszcze bardziej podnosi jego użyteczność – pozwala m.in. przewidywać problemy kadrowe, projektowe i organizacyjne, jak również zapobiegać im z wyprzedzeniem.”

Nie czekając na HCM

Znakomita większość dużych firm deklaruje posiadanie strategii w dziedzinie zarządzania kadrami, ale brak możliwości inwentaryzacji kompetencji nie potwierdza tych deklaracji. Duża skala i liczne zmiany organizacyjne, a w szczególności fuzje i przejęcia, utrudniają utrzymanie aktualnych informacji o kompetencjach w skali całej organizacji. Kompleksowe wdrożenie rozwiązania klasy HCM jest doskonałym pomysłem, ale przygotowania do takiego projektu zajmują firmom na całym świecie sporo czasu. Potrzeba zarządzania kompetencjami jest w energetyce na tyle pilna, że warto rozważyć wdrożenie rozwiązania dedykowanego – już teraz.

Korzyścią bezpośrednią z wdrożenia wyspecjalizowanego narzędzia do zarządzania kompetencjami będzie zaspokojenie bieżących potrzeb w dziedzinie budowania zespołów, zarządzania projektami, poszukiwania zastępstw, planowania rekrutacji i wielu innych. Co ważne, odbędzie się to bez wprowadzania zmian organizacyjnych ani otwierania kosztownego projektu. Jest to propozycja znaczącej poprawy jakości zarządzania szeroko pojętym obszarem HR, będąca w zasięgu finansowym każdej organizacji, i przekładającą się na wymierne efekty praktycznie natychmiast. SkillsDB może także z powodzeniem spełnić rolę rozwiązania tymczasowego, pomagającego w określeniu szczegółowych wymagań wobec przyszłego rozwiązania klasy HCM.

Sebastian Cygan, dyrektor sprzedaży w obszarze rozwiązań informatycznych dla branży energetycznej w firmie IMPAQ.

Autor jest dyrektorem sprzedaży w firmie IMPAQ, w obszarze rozwiązań informatycznych dla branży energetycznej. Wcześniej pracował w Grupie PGE w firmie Exatel, gdzie zajmował się współpracą z firmami z rynku energetycznego i gazowego. Można się z nim skontaktować pod adresem: sebastian kropka cygan w domenie impaqgroup kropka com.